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Reconnaissance automatique de documents : la nouvelle fonctionnalité signée Dropbox

dropbox

Créé en 2008, le logiciel de reconnaissance automatique de document estampillé Dropbox a toujours été sujet à une évolution en continu. L’éditeur américain a alors acquis le statut de référence en services de partage et de stockage de fichiers en ligne, ainsi qu’en archivage électronique.

Dernièrement, le logiciel s’est vu encore une fois optimisé, grâce à une nouvelle fonctionnalité très prometteuse. Utilisant la dernière technologie de reconnaissance optique de caractères, elle permet de détecter et recueillir des textes contenus dans des fichiers images. Elle prend en charge divers types de fichiers (PDF, JPG, TIFF, GIF…), y compris ceux déjà répertoriés sur son service. D’ailleurs, cette fonctionnalité vient compléter le process DBXi que Dropbox a concocté depuis longtemps, afin de mieux s’affirmer dans le domaine de la dématérialisation de documents. L’éditeur a diffusé tout un lot de posts de blog pour la faire connaître au grand public. Une occasion pour lui de confirmer l’aspect sécuritaire de son système GED (Gestion électroniques de documents), ainsi que l’efficacité de son dispositif de numérisation, d’indexation et d’archivage de données.

Petit rappel sur la RAD

Formulaire
La RAD (Reconnaissance automatique de documents constitue une technologie analysant l’image numérique d’un document, afin de le différencier d’un autre. Dans cette manœuvre, elle se réfère à des éléments précis comme le logo, le fond de page, ou encore d’éventuels codes barres présent ou des QRcodes. Le procédé est ainsi d’une importance capitale dans la GED (Gestion électronique des documents). En effet, il sera plus aisé et plus rapide de faire le tri électronique d’un groupe d’images (images de fax ou images de scan). Les utilisateurs sont affranchis de la fastidieuse tâche de trier les documents, avant de la numérisation. Mieux encore, ils peuvent insérer les données ainsi traitées dans un système de GED. A noter que la RAD prend en charge tout type de document ou de formulaires, quelle qu’en soit la structure (fixe ou variable). Pour rappel, de nombreux éditeurs ont conçu un large choix de logiciel de reconnaissance de document français. Il s’agit d’une API (Interface de Programmation applicative) intelligente. Elle utilise un algorithme très abouti, lui permettant d’identifier des caractères, des textes, ou encore des images, afin de faciliter le tri, ou l’indexation sur le Cloud.

Des documents facilement retrouvables

La nouvelle fonctionnalité du logiciel de reconnaissance automatique de document de Dropbox est le garant d’un gain de temps considérable, notamment dans la dématérialisation des factures. En effet, elle scanne automatiquement les documents, dans lequel des textes seront extraits. Il sera ainsi plus simple de retrouver des documents ou images scannés, indexés ou uploadés sur le Cloud de Dropbox. Selon l’éditeur, celle-ci contiendrait actuellement pas moins de 20 milliards d’images et de fichiers PDF, dont 20 % représentent des photos de documents. La fonction reconnaissance de caractère agrémentant le logiciel de reconnaissance automatique de documents de Dropbox s’inscrit dans la logique du Machine learning. En effet, pour faire une recherche de documents, les utilisateurs n’auront qu’à taper un mot ou une phrase clé contenue dans ces documents. Ils se verront alors proposer une liste de tous les fichiers ou documents concernés.

Pilier de la compétitivité de Dropbox

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, Dropbox est désormais en mesure de faire face à la concurrence. En effet, son logiciel de reconnaissance peut faire jeu égal avec ceux des principaux éditeurs du marché. L’on peut citer le PDFify de Mac, reconnu pour sa grande capacité à recueillir des textes dans les images, afin de les rassembler dans un fichier PDF. Il y a aussi OneDrive de Microsoft, bien que celui-ci prenne en charge les vidéos.

Quelques défauts à déplorer

L’efficacité de la fonction reconnaissance automatique de caractère du logiciel de Dropbox s’est confirmée, dès les premiers mois de déploiement. Néanmoins, les utilisateurs relèvent quelques défauts plutôt flagrants. En guise d’exemple, cette nouvelle fonctionnalité a d’abord été réservée aux professionnels, c’est-à-dire aux titulaires d’un compte Dropbox Pro, d’un compte Dropbox Business Advanced, ainsi que d’un compte Dropbox Enterprise. Sur Dropbox Business Advanced et Dropbox Enterprise, le panneau de commande permettait déjà d’accéder à la fonctionnalité, bien avant le déploiement officiel. Il faut également noter que dans un premier temps, la fonction reconnaissance automatique de caractères n’a été disponible qu’en version anglaise. Un défaut que l’éditeur américain a pu corriger dans un temps record. Enfin, au moment de la présentation de cette nouvelle fonctionnalité, Dropbox a précisé que pour la recherche et le recueil de textes sur des documents PDF, seules les 10 premières pages seront consultées. Cette restriction permet effectivement d’alléger le process, puisque les documents PDF contiennent généralement plus de textes que d’images. Néanmoins, pour le moment, aucun autre logiciel du genre ne peut aller aussi loin dans les recherches. A noter également que cette fonctionnalité signée Dropbox revendiquent actuellement un taux de reconnaissance frôlant les 80 %. Une aubaine pour les entreprises qui voient dans ce chiffre une opportunité d’augmenter leur productivité et d’alléger leur processus métier.

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