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LAD RAD : kézako ?

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La LAD (lecture automatique de documents) et la RAD (reconnaissance automatique de documents) sont toutes deux des technologies de reconnaissance optique de caractères. Elles sont utilisées dans la numérisation et la gestion électronique de documents ou GED qui sont très utilisées dans les entreprises afin d’améliorer leur performance et leur rentabilité. Mais en quoi consistent réellement la LAD et la RAD ? Focus.

Quelques explications sur la LAD et la RAD

La numérisation par la lecture automatique de documents

La lecture automatique de documents ou LAD comprend plusieurs technologies, dont certaines entreprises font déjà l’éloge à l’instar de l’OCR (reconnaissance optique de caractères), du RAD, de l’ICR (reconnaissance intelligente de caractères) et tant d’autres encore. Basée sur une intelligence artificielle, elle est capable de lire et de collecter les informations et les contenus sur toutes sortes de documents physiques lors du processus de numérisation.

Toutes ces technologies, une fois qu’elles fonctionnent en complément de la gestion électronique de documents, permettent de capturer en quelques millisecondes des caractères pour les transformer en informations numériques. Celles-ci peuvent être ensuite utilisées dans un système de GED en tant que métadonnées, simplifiant ainsi plusieurs tâches en entreprise grâce à leur archivage.

Le classement par la reconnaissance automatique de documents

La reconnaissance automatique de documents ou RAD est un logiciel d’OCR développé à partir d’une technologie de numérisation. Elle fait appel à du matériel, notamment un scanner et d’une intelligence artificielle, à savoir la LAD. En d’autres termes, la technologie LAD RAD est en principe une reconnaissance intelligente d’un type de document qui s’appuie sur l’identification de différents critères et contraintes comme la différenciation entre les caractères alphabétiques et numériques, des sigles et bien d’autres qui sont définis par la GED. Ces critères sont généralement des logos, des codes-barres, une image placée à un endroit spécifique du document, etc. Par conséquent, il est plus facile et plus rapide de déterminer la nature des documents numérisés et de les différencier automatiquement : facture, commande, devis, etc.

Les applications de la LAD et de la RAD

GED et LAD

La LAD, à travers la numérisation des documents, simplifie énormément la récupération des caractères sur ces derniers pour les transformer ensuite en données numériques. Ainsi, le travail du traitement des formulaires est par exemple plus rapide et efficace, et non chronophage.

En effet, peu importe la forme de ces formulaires, que leur contenu soit structuré ou semi-structuré, leur classement se fera plus facilement. De plus, il sera possible de les consulter à volonté et de les partager si besoin avec d’autres logiciels tels que les logiciels comptables.

La LAD permet aussi de joindre des métadonnées avec un document numérique pour en simplifier la recherche.

GED et RAD

La RAD est une technique qui se base elle aussi sur l’OCR. Grâce à une intelligence artificielle, elle peut identifier la nature d’un document en se référant à des paramètres préétablis dans le logiciel de GED. Ces paramètres en question sont souvent des caractères prédéfinis, le logo d’une marque ou d’une entreprise partenaire/fournisseur ou un code-barres inscrit sur le document scanné. Ainsi, en paramétrant précisément une RAD, il est possible de classifier toutes sortes de documents pour gagner en productivité.

LAD/RAD : avantages et inconvénients

La LAD/RAD étant un ensemble de technologies permettant la dématérialisation de documents, leur utilisation peut présenter certains avantages et inconvénients.

Les avantages

  • Le principal avantage de la dématérialisation des documents se situe au niveau logistique. Par comparaison, 2 ou 3 CD peuvent contenir près de 23 000 feuilles par mètre carré présent dans une salle d’archive. Les PME sont les gagnants et peuvent rentabiliser leur espace.
  • La LAD/RAD améliore aussi le suivie des documents et, par conséquent, leur traçabilité. C’est en quelque sorte un moyen de développer le travail à distance, voire l’externalisation des tâches.
  • Il faut savoir également que la GED sécurise les documents avec une sauvegarde régulière pour limiter les pertes lors des suppressions accidentelles.
  • D’un point de vue économique, l’avantage apporté par la dématérialisation des documents est la productivité des travailleurs. Le classement numérique simplifie et accélère les procédures d’impression, de lecture et de recherche.

Les inconvénients

  • Pour certaines entités, la dématérialisation des documents n’est pas un plus, en particulier en termes de sécurisation des données. Pour pallier ce problème, elles doivent utiliser un système d’archivage électronique qui protège les documents ainsi numérisés de toute modification ou suppression.
  • Les documents numérisés sont aussi exposés à des risques de piratage ou de vol. Cela implique aux entreprises de bien sécuriser leur réseau informatique par des outils parfois très onéreux.
  • Un autre inconvénient qui est également bon à savoir : la question du stockage, car plus la dématérialisation est utilisée, plus l’espace pour sauvegarder les documents numérisés doit être important. Les entreprises faisant appel à la LAD/RAD doivent ainsi installer régulièrement de nouveaux matériels ou louer des serveurs qui représentent des coûts supplémentaires.

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