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Cap sur la dématérialisation des factures fournisseurs

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Toutes les entreprises sans exception sont de nos jours dans l’obligation de traiter un volume important de données et de documents. La saisie manuelle est une technique qui a bien évidement fait ses preuves. Mais à l’heure actuelle où l’avancée technologique bat son plein, la dématérialisation reste la meilleure alternative. Ce nouveau concept touche tous les secteurs d’activité. Il s’incruste également dans l’ensemble des processus métier (gestion du courrier, ressources humaines, informatique, compatibilité, etc.). On parle notamment de dématérialisation des factures fournisseurs.

Et une petite définition pour commencer

Bien des fois, la facture dématérialisée est apparentée à la facture électronique. En effet, la différence réside surtout au niveau du traitement. Il est donc préférable de dire que la dématérialisation des factures fournisseurs prend différentes formes. La plus courante consiste à envoyer directement la facture par courrier électronique, laissant ainsi de côté toutes sortes de traitements manuels. Il s’agit de la facture électronique qui est également connue sous le nom de « e-facture ». Il y a aussi la dématérialisation à proprement parler, c’est-à-dire que la facture fournisseur en version papier est convertie en version numérique par le biais du scan. Dans cette deuxième approche, le traitement OCR ainsi que les technologies LAD et RAD jouent un rôle prépondérant. Ils simplifient l’extraction des données importantes, comme le numéro et la date de la facture, le montant HT, la TVA et le nom du fournisseur. La mise en place d’un système d’échanges des informations ou EDI s’avère indispensable pour assurer le bon fonctionnement d’un tel projet. Elle facilite également les échanges. Pour information, il est possible d’envoyer la facture fournisseur sous format PDF.

La dématérialisation des factures fournisseurs : les nouvelles règlementations

La loi sur la dématérialisation des factures fournisseurs évolue perpétuellement. Par exemple, depuis mars 2017, un nouvel arrêté stipule clairement qu’il est dorénavant possible de supprimer et de détruire les archives papier et de conserver uniquement les factures en format numérique. L’archivage électronique trouve ainsi toute son utilité. En juin 2014, la loi sur la dématérialisation des factures fournisseurs et clients a été renouvelée afin de fluidifier les relations et les échanges entre les entreprises ainsi que les entités publiques. Il s’agit en quelques sortes d’une feuille de route qui définit les procédures à suivre : échange de factures via Chorus Factures, un logiciel agréé par l’État, acceptation de facture dématérialisée entre les entreprises privées et tant d’autres encore. Certains points sont toutefois restés inchangés. C’est le cas pour la signature électronique qui est toujours obligatoire afin d’authentifier la facture fournisseur. Il en est de même pour les mentions obligatoires. Selon le calendrier législatif préétabli, ce nouveau concept devrait être ancré au sein de toutes les entreprises (groupe de sociétés, PME, TPE, micro entreprise, etc.) vers 2020.

Pourquoi ?

La dématérialisation des factures fournisseurs procure un grand nombre de bénéfices autant pour les entreprises que pour les fournisseurs. La réduction de coût par l’abolition des travaux d’impression papier figure en tête de liste. En effet, des études ont prouvé que cette nouvelle approche offre un retour sur investissement garanti et attractif. Les chiffres montrent que certaines entreprises arrivent à économiser plus d’un milliard par an. Une valeur colossale si l’on se réfère aux dépenses engagées dans un traitement manuel.

Le gain de temps constitue aussi un des avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs. En moyenne, une entreprise met 14 jours pour traiter une facture fournisseur. Un délai qui sera réduit de moitié, voire plus, grâce à la numérisation. De manière plus explicite, ce concept transforme le service compatibilité en un véritable centre de profit. Les échanges avec les fournisseurs, quant à eux, se voient simplifiés et fluidifiés par l’envoi des documents par voie électronique. Ceci entraîne d’ailleurs une maîtrise parfaite des délais de paiement et, par la même occasion, évite aux opérateurs de faire des fautes de saisie.

Nombreuses sont les entreprises et les experts qui s’accordent à dire que la dématérialisation est un passage obligé pour booster la productivité. Une affirmation qui s’avère être vraie étant donné que le volume de documents traités augmente considérablement, contrairement au temps de traitement qui diminue. Mieux encore, les entreprises auront la possibilité de réorganiser ses ressources humaines afin d’être plus performante. La dématérialisation n’est pas un processus compliqué en soi. Une fois les principes de base maîtrisés de bout en bout, le reste se fait tout seul.

Les éventuels risques

Le piratage constitue un frein majeur pour les entreprises désireuses de se lancer dans un projet de dématérialisation des factures fournisseurs. Pour l’heure, le renforcement des systèmes de sécurité informatique et des serveurs reste la solution préconisée par les ingénieurs. Il faut également savoir que la lisibilité, l’authenticité, ainsi que l’intégrité sont les seuls critères attestant la validité d’une facture fournisseur dématérialisée, sans quoi le document sera irrecevable auprès de l’administration fiscale. Par conséquent, la déductibilité de la TVA sera automatiquement refusée.

 

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